付則8

付則8.外部との連絡について

電話を受信する場合

1.最初に電話を受けた場合

”尾形研究室の○○です.”とはっきり言う.

2.相手が研究室内の人を呼び出している場合

研究室員への電話の取りつぎに際しては必ず先方の所属・姓名を聞き,伝える.

研究室員の呼び方は,外部に対して”教授”,”秘書”,他の者は苗字で呼び捨てにする.決して”○○さん”などの敬称をつけないこと.

その人が在室ならば”しばらくお待ち下さい”と答え,すみやかにその人と交替する.

その人が不在ならば,その旨を伝え,相手が伝言を希望した場合,自分の名前を告げて,相手の所属・姓名・用件・電話番号を用紙にメモし,その人に伝達する.また,相手が伝言を希望しない場合にも電話があったことを伝達する.

来客中の教授への電話の伝達は,必ずメモ用紙を用いる.メモは,”お話中失礼します”と客に一礼してから渡す.口頭で”○○からお電話です”などと伝えてはならない.学生,秘書などとの会話中は口頭で用件を伝える.

3.転送

受話器を上げたまま,ダイヤル0を押し,相手の希望する内線番号をダイヤルする.そして,先方が出たら電話が入っていることを告げ受話器を置く.

また,転送先が話し中の場合には,再度ダイヤル0を押して元の通話に戻り,相手にその旨を伝える.

 

電話をかける場合

1.内線による学内の連絡方法

学内は内線で繋がれているため,直接内線番号をダイヤルすることで,各部屋に設置された内線で連絡を撮ることが出来る.

2.外部に電話をかける場合

ゼロ発信をする必要がある.まずダイヤル0を押し,つながったのを確かめてから(プーという連続音に変わる),続いて相手の番号をダイヤルする.

3.外部と連絡する場合の注意事項

  • 相手が出たら,まず“こちら(私)は,早稲田大学基幹造理工学部表現工学科,尾形研究室の○○です”とはっきり名乗り,用件にはいる.
  • 用件が済んだ後,先に受話器を置くのは原則として受信側である.

 

Responses to “付則8”

  1. No comments yet.

コメントを残す