班会計仕事マニュアル

概要

会計組織図を最初に示します.
班会計の仕事は,「研究チームの出費を管理し,会計委員に週に一度,報告をする」ということになります.

会計まとめの方法について

買い物をするとき

研究チームの会計については班会計係が責任を持ちます.そのため,まずは「〇〇を買います」ということを班会計が,「購入前」に把握していることが大切です.
購入方法は,付録1に書かれているように購入します.
購入後は,「購入物品」とともに「支払者のサイン入りの立替払い領収書」,もしくは「業者からの請求書」が戻ってきます.

注意
物品を購入した場合は,検収センターで必ず「検収作業」を行う必要があります.これについても付録1に書かれているので参照してください.

領収書もしくは請求書の収集

班会計は,チーム会計のバインダーファイルを用意しておき,構成員が購入した物品の領収書もしくは請求書をまとめてバインダーに収集しておく.
また,すべての領収書に検収作業が終わっていることを確認し,終わっていない場合は,購入者に検収作業を行うことを指示すること.
トラブルになった場合は速やかにM1の会計委員に相談すること.

購入額のまとめ・報告方法

購入物品のリストをExcelにまとめ,週末にそれを提出し,また班内のバインダーで管理をします.

Excelでの管理・集計

下記のリンクから会計フォーマットを使ってまとめること.
尾形研究室会計関連

機密保持のために会計まとめExcelファイルをクラウドサーバー等に保管しないこと.

領収書と請求書のコピー

チームで受け取った領収書と請求書をすべてコピーをし,会計専用バインダーで保管すること

提出方法

以下のものをM1の会計委員に,金曜日に提出する.

  • Excelの該当するページ(その週の会計レポート)を1枚印刷
  • 領収書,請求書の原本
  • 会計書類の電子データ

提出後は,会計専用バインダーに,Excelのその週の会計レポートを挟み,週ごとにまとめレポートと,領収書のコピーが検索性のよい状態で保管されている状態を作ること.