付録1

付録1.会計処理の詳細な方法について

1. 会計処理の内容

会計処理とは,各班で購入した物品と金額を精査し,まとめた後に,大学の会計に対して,研究資金の運用状況について報告することである.各班の会計は,会計主任および研究室秘書の処理が円滑に進むように,班ごとに購入物品の内容をExcelなどの電子媒体に入力して,領収書の原本とともに提出することとする.

2. 物品の購入方法

物品の購入方法は,下記の2種類の購入方法がある.

  • 請求書による購入方法
  • 現金立て替えによる購入方法

業者(生協も含め)は独自の書式で発行する請求兼納品書により支払いが可能なので,購入の際はできるだけ請求兼納品書を用いること.また,物品購入後は,必ず,適切な予算執行が行われたことを第三者に確認してもらう「検収作業」を受けなければならない.以下に注意点を示す.

2.1.      請求兼納品書による購入方法

請求書による購入方法とは,物品の購入の際に現金による取引を用いない購入方法である.納入業者は納入物品とともに請求書を送付いただき,これを大学の会計課に報告することにより,後日,大学の会計課からの銀行振込にて代金の取引が行われる.以下に,この取引を行う場合の注意事項を挙げる.

2.1.1.   請求兼納品書で購入する前の注意事項

まず,購入業者が,早稲田大学との取引業者であるか確認を行うこと.業者に問い合わせて不明である場合は,研究室秘書に相談すること.新規の取引の場合には,銀行口座振込依頼書を用いて業者登録を行うこと.なお,業者登録時に作成する「銀行口座振込依頼書」はコピーしたものを研究室会計に提出すること

経理手続きに必要な書類としては,以下の三つがある.

  • 見積書
  • 請求書
  • 納品書

請求書による購入に際しては,購入業者に,上記の3つの書類に必要事項を記入の上,返送してもらわなければ行けない.

2.1.2.   業者への書類作成の依頼に関する注意事項

業者に書類作成を依頼する場合の注意点をまとめる.

  • 箇所名については,「基幹理工学部 表現工学科 尾形研究室」に統一すること
  • 品名は型番のみではなく,商品名,使用用途がわかるように記入してもらうこと

2.1.3.   書類受け取り後の処理

書類を研究室で受け取った後,現品受け取り済みであることを確認する.品名で使用用途が不明瞭である場合,使用用途を品名に書き加える.注文者,日付,箇所名がすべて記入されていることを確認の上,班会計に提出すること.もし,上記事項が記入されていない場合は,納品書として認めない.

また,請求兼納品書の日付・金額・数量・単価の訂正は、社印(個人印は不可)が必要となる。なお,購入後の請求兼納品書については,購入者が責任を持って班会計へ渡すこととする.

 

2.2.      現金立替による物品購入方法

現金立て替えによる購入方法とは,班構成員(購入者)が,販売店などに出向き,現金によって購入を行う購入方法である.購入者は購入時に領収書の発行を依頼し,これをまとめた後に大学の会計課に報告し,後日,購入者の銀行口座に現金の振込が行われる.以下に,現金立て替えによる購入方法の注意事項を示す.

2.2.1.   立替購入する前の注意事項

原則として,学生の立て替え購入は認めない.教授や博士課程以上のスタッフの許可を得て,やむを得ず立替払いを行う場合は以下の規則に従うこと.

2.2.2.   立て替えによる物品購入方法

研究に必要な器材等の購入時,現金立替により支払いを行った場合,必ず領収書を受け取ること.

レシート兼領収書の場合は,レシート部は切り離さず,レジ担当者の印をもらうこと.なお,領収書を発行した業者の所在地が記載されていない場合は,領収書として認めない.

領収書には「早大基幹理工表現尾形研」という宛名と業者所在地,業者の領収印,物品名が必要である.

領収書の但し書きには購入品目を必ず記入すること.複数の商品を購入した場合には詳細に記入するのが望ましいが,店員に記入してもらう場合には,代表品目のみでも良いとする.

領収書の裏面には,鉛筆もしくはシャープペンシルで,「立替 ○○班 山田太郎」のように記入をしておくこと.

 

 

2.3.      検収作業

(1) 検収対象の物品

すべての購入物に関しては,各キャンパスの検収センター(西早稲田は西早稲田検収センター(60号館1階153室)で検収を受けなくてはならない.

(2) 検収方法

発注した際に,購入物品を業者が上記箇所に届けて検収を受けた後の研修室への配送を依頼することが出来ることがある.まずは,事前検収の依頼をすること.

検収作業について,業者が不慣れであったり,拒否され場合は,無理な依頼をせずに学生が検収作業を行うこと. 購入品が宅配での納品の場合は,発注者が宅配業者から品物を受け取り開梱後、現品と納品書および領収書を検収センターへもっていき検収をうける。現金による立替購入の場合は,購入物・領収書を検収センターへもっていき検収をうけること.

(3)  注意事項

・   生協で購入する場合にも検収は必要であり,購入の際には必ず請求兼納品書を用いて購入すること.

・   注文一口とは,物件の内容・数量等を問わず同一業者に対する1回の注文のこと.数回の注文が,一枚の請求兼納品書にまとめられた場合も注文一口とみなされる.

2.4.      出張および交通費の処理について

出張する際には,出張願を事前に提出すること.出張後すみやかに出張報告書を記入した上で,その交通費および宿泊費の領収書と合わせて会計に提出すること(書式は図6,7を参照).交通費,宿泊費に関しては,運資の使用を認めず,出張者本人が立替えるものとする.返金は個人の学外者登録を行った登録口座に振り込まれるので,学外者登録を行うこと.

なお,宿泊の領収書の但し書きには,宿泊した日付および何日分かを記入すること.

レンタカーによる出張や出張先でタクシーを利用した場合には,その理由書も合わせて必要となるので注意すること.

航空機を利用した場合は,往復の半券が必要となるので注意すること.

学会出張した際には研究発表者の名前と会場・会期日程が記載されたプログラムが必要となるので注意すること.

ただし,無駄な出費を抑えるため,学会で用意されている宿泊施設等ではなく生協の出張パックを積極的に利用すること.

2.5.      通信費の処理について

切手の買い置きは認めないので,必ず送る度に切手を購入すること.なお,郵便物の処理には送り先の住所・氏名・内容物を記入し,担当者の署名と捺印がされた理由書が必要となるので注意すること.

宅配便の処理には,伝票が必要となるので必ず保管しておくこと.

 

 

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